Den nye ansøgningsmodel for Grand Solutions skal spare ansøgere til programmet tid og ressourcer ved at opdele ansøgningsprocessen i to faser. Det centrale er, at ansøgere i første fase kun skal indsende en kort interessetilkendegivelse (letter of interest). Ved først at behandle denne interessetilkendegivelse kan fonden sikre, at kun de mest relevante projekter inviteres til at indsende en egentlig ansøgning og derved skal bruge ressourcer på at udfærdige en fuld ansøgning i anden fase af callet.
Det betyder også, at flertallet af ansøgere allerede vil modtage afgørelse efter første fase, typisk efter 8-9 uger (i 2024 dog op mod 11 uger).
De ansøgere, der går videre til anden fase og skal lave en fuld ansøgning, vil til gengæld få udsigt til en højere succesrate, da feltet af konkurrenter til de tilgængelige midler vil være væsentligt reduceret – fonden forventer i denne fase at kunne give tilsagn til cirka 30-50 procent af de indkomne ansøgninger.
Den nye fase 1 i ansøgningsprocessen skal gøre det hurtigere, nemmere og mere brugervenligt at igangsætte en ansøgning til Grand Solutions. Indførelsen af interessetilkendegivelsen forventes desuden at bidrage til at gøre programmet til en attraktiv søgemulighed for en bredere målgruppe af ansøgere.
Som ansøger vil du opleve de største ændringer i første fase af ansøgningsprocessen samt i den samlede tidshorisont for et call.
Du skal starte med at skitsere dit projekt i en kort interessetilkendegivelse (letter of interest), som vil danne basis for en evaluering, der afgør, om du inviteres til anden fase af callet og skal udfærdige en fuld ansøgning. Den fulde ansøgning til fase 2 vil minde om ansøgninger til tidligere Grand Solutions-calls, dog i en opdateret ansøgningsformular og ud fra opdaterede vurderingskriterier med mere.
Indførslen af den nye fase 1 betyder, at den samlede tidshorisont fra et call åbner og til ansøgere, der opnår et tilbud om investering, har endeligt svar, vil vare op mod 9 måneder (i 2024 dog op mod 10 måneder).
Den nye vurderingsmodel skal sikre en meget solid og dyb faglig bedømmelse af hver ansøgning gennem nedsættelsen af fire tematiske udvalg med medlemmer, der træder sammen og kvalificerer bedømmelser på udvalgsmøder. Brugen af udvalg er bestyrelsens mulighed for at sikre, at bedømmelser er baseret på de mest relevante og opdaterede kompetencer og erfaringer inden for hvert ansøgningstema. Bestyrelsen vil løbende tage stilling til, om udvalgene matcher indtrækket af ansøgninger og temaerne i de relevante bevillingslove
Udvalgene vil have både vurderings- og beslutningskompetence og altså være de organer, hvori ansøgningerne bedømmes og afgørelserne om investering træffes. Fremover vil Innovationsfondens bestyrelse fastsætte rammer, retningslinjer og budget for Grand Solutions-programmet, men ikke indgå i beslutningen om tildeling af midler til konkrete ansøgninger.
Ved at nedsætte udvalg med 10-18 medlemmer fordelt på etablerede internationale forskere og impactspecialister med ekspertise i danske forhold vil alle ansøgninger fortsat modtage en højt kvalificeret vurdering; både af forsknings- og innovationshøjden samt af samfundseffekten af det relevante projekt. Derudover skal de internationale deltagere hjælpe til at fremtidssikre habilitetsforholdene omkring beslutningerne samt medvirke til, at investeringer tildeles projekter med et betydeligt internationalt udsyn.
Sidst men ikke mindst vil vurderingen i det nye udvalg gøre det mere transparent for ansøgere, hvem der vurderer deres ansøgning – blandt andet ved at fonden præsenterer alle udvalgsmedlemmer på fondens hjemmeside med navn, hovedbeskæftigelse med mere.
Ansøgere skal ikke direkte foretage sig noget anderledes som følge af den nye vurderingsmodel, men kan med fordel orientere sig i de nye sæt subkriterier for bedømmelserne i henholdsvis første og anden fase af programmet. I vurderingskriterierne er anført, hvordan ansøgninger evalueres, herunder hvornår man som ansøger vil blive partshørt. Vurderingskriterierne for fase 1 og fase 2 findes i retningslinjerne for Grand Solutions 2024 på Innovationsfondens hjemmeside.
Den nye ansøgnings- og vurderingsramme er processuelle ændringer, der ikke har betydning for Grand Solutions’ strategiske formål eller fokus. Programmet har samme sigte og indhold som tidligere. Ændringerne har heller ikke betydning for igangsatte projekter eller for driften af de projekter, der fremover tildeles investeringer.
Det tidligere ansøgningsformat i Grand Solutions krævede betydelige ressourcer af ansøgerne. Da tilsagnsprocenten i mange tilfælde var forholdsvis lav (13-18 procent i 2023 i de fleste calls), brugte konsortier typisk mange kræfter på ansøgninger, der ikke opnåede bevilling. Dette vurderer fonden ikke er en tilstrækkelig effektiv udnyttelse af tid og kræfter til at formulere ansøgninger, og den nye model er derfor udviklet for at sikre en bedre ressourceudnyttelse hos ansøgerne.
Formålet med den nye ansøgningsmodel er at gøre det lettere at søge programmet i fase 1 og sikre en højere tilsagnsprocent for ansøgninger i fase 2, så de, der inviteres til at bruge kræfter på at lave en fuld ansøgning her, har en betydelig højere chance for at opnå investering.
Forventningen er, at ansøgerne får oplevelsen af at bruge deres tid mere målrettet og effektivt.
Nej, alt er ikke lagt i faste rammer herfra. Denne omlægning er den største omlægning af Grand Solutions-programmet siden dets oprettelse. Det betyder, at der fortsat kan ske tilpasninger og justeringer inden for de af bestyrelsen besluttede rammer. Samtidig er det vigtigt, at brugerne får mulighed for at komme med feedback til Innovationsfonden, så fejl kan rettes, og forbedringer kan implementeres. Derfor er fonden interesseret i løbende input fra ansøgerne og har allerede fastsat to evalueringsprocesser. Som opsamling på fase 1 vil der blive afholdt et åbent digitalt evalueringsmøde den 3. september 2024, mens et evalueringsmøde for fase 2 er kalenderlagt til den 28. januar 2025. Derudover er fonden interesseret i løbende feedback.
Fra 2024 skal ansøgere indsende en kort interessetilkendegivelse (letter of interest) i første fase af et call, og kun de ansøgere, der opnår en tilstrækkelig høj vurdering af deres projekt i første fase, vil skulle udarbejde en fuld ansøgning til programmet i den efterfølgende fase 2.
Ansøgere skal fremover forberede sig på følgende tidshorisonter:
- 8 uger fra annoncering af calls til deadline for at indsende en interessetilkendegivelse i fase 1
- 7-8 ugers svartid efter fase 1 (dog 11 uger i 2024)
- Minimum 10 uger fra modtagelse af en invitation til deadline for indsendelse af en ansøgning til fase 2 for de inviterede ansøgere
- 9 ugers svartid efter fase 2
- 9 måneders samlet sagsbehandlingstid (dog op mod 10 måneder i 2024)
Ansøgere skal desuden være opmærksomme på, hvilke ændringer der er tilladt mellem fase 1 og fase 2, det vil sige hvad rammerne for justering er fra en interessetilkendegivelse til en endelig ansøgning i fase 2. Reglerne for ændringer vil fremgå af retningslinjerne for begge faser.
I 2024 vil interessetilkendegivelser i fase 1 af ansøgningsprocessen blive vurderet af blandt andet eksterne bedømmere og afgjort af Innovationsfondens bestyrelse. Det kræver en partshøring og dermed en lidt længere bedømmelsestid end idealmodellen, hvor det i stedet vil være udvalgene, der foretager bedømmelser og afgørelser også i første fase. Det vil for første fases vedkommende først ske fra 2025, da de nye udvalg ikke bliver funktionsdygtige før september 2024.
Ansøgere skal derfor forberede sig på følgende tidshorisonter i 2024 specifikt:
- 8 uger fra annoncering af calls til deadline for at indsende en interessetilkendegivelse i fase 1
- 11 ugers svartid efter fase 1
- Minimum 10 uger fra modtagelse af en invitation til deadline for indsendelse af en ansøgning til fase 2 for de inviterede ansøgere
- 9 ugers svartid efter fase 2
- Op mod 10 måneders samlet sagsbehandlingstid
Da de nye udvalg forventes klar til september, vil ansøgninger til fase 2 af callet allerede blive bedømt af et af de nye udvalg i 2024.
Ansøgere kan forvente 8 uger til at skrive og indsende en interessetilkendegivelse til fase 1 og 10 uger til at skrive og indsende en ansøgning til fase 2.
Ja, ændringerne påvirker svartiderne for ansøgninger til programmet. Flertallet af ansøgere kan forvente at få svar efter 7-8 uger (dog 11 uger i 2024), hvor de enten vil modtage et afslag eller en invitation til fase 2. De ansøgere, der går videre til fase 2, kan forvente en samlet tidshorisont på 9 måneder fra en interessetilkendegivelse indsendes til fase 1, til de får endeligt svar i form af enten et afslag eller et tilbud om investering i fase 2 (dog op mod 10 måneder i 2024). Efter en positiv tilkendegivelse i fase 2 vil der være en periode med forhandling af investeringsaftalen, inden projektet kan starte op.
En interessetilkendegivelse (letter of interest) til fase 1 forventes at fylde cirka fem normalsider og indeholde korte beskrivelser af projektets idé, målsætninger, state of the art, forventede impact samt bidrag fra op til fem nøglepersoner og organisationer. Dertil kommer to obligatoriske bilag med budgetestimater og referencer. Se retningslinjerne for fase 1 af Grand Solutions for mere information.
En ansøgning til fase 2 skal indeholde en fuld projektbeskrivelse, herunder et fuldt budget og en projektplan med specifikke arbejdspakker og leverancer. Ansøgningen til fase 2 vil minde om tidligere ansøgninger til Grand Solutions, dog ud fra en opdateret ansøgningsformular og opdaterede vurderingskriterier. Det er klart defineret i retningslinjerne, hvad der må ændres fra interessetilkendegivelsen i fase 1 til en ansøgning i fase 2.
Nej, ansøgere vil hverken blive inviteret til et interview med Innovationsfonden i forbindelse med deres ansøgninger eller til at pitche foran de nye udvalg. I stedet vil beslutningen om at tildele investering fuldt ud blive baseret på det indsendte, skriftlige materiale. Dertil kan komme yderligere informationer fra eksterne kilder, der fremkommer ved almindelig og tilstrækkelig oplysning af hver sag, samt i så fald ansøgers svar på disse oplysninger i en partshøringsproces.
Innovationsfonden forventer at invitere et antal interessetilkendegivelser svarende til 2-2,5 gange det beløb, der er til rådighed for et konkret call (se callteksten), videre til at indsende en fuld ansøgning til fase 2. Andelen vil variere mellem de forskellige calls.
Dermed forventes succesraten i fase 1 at ligge på 15-30 procent, alt efter mængden af indkomne interessetilkendegivelser. Men succesraten er reelt set ukendt, da fonden ikke kan forudse, hvordan den nye ansøgningsproces vil appellere til grupper af ansøgere, der ikke tidligere har indsendt ansøgninger til Grand Solutions – og dermed hvor stort det endelige felt af ansøgninger bliver.
Innovationsfonden forventer en succesrate på 30-50 procent blandt de ansøgere, der inviteres til fase 2.
Innovationsfonden vurderer stadig ansøgninger baseret på de tre kriterier: idéens kvalitet, impact og kvalitet i eksekveringen. Bedømmelsen af det indsendte materiale i fase 1 og fase 2 vil blive vurderet op mod disse tre hovedkriterier og deres respektive subkriterier. Disse subkriterier er beskrevet i retningslinjerne for hver fase, der findes under Grand Solutions på Innovationsfondens hjemmeside. Bemærk, at der er betydelig forskel på subkriterierne i de to faser.
Ansøgningerne vurderes først individuelt af alle eller et stort antal af udvalgsmedlemmerne, hvorefter udvalget træder sammen på et udvalgsmøde for at træffe en fælles afgørelse.
På udvalgsmødet drøftes ansøgningerne, så alle perspektiver inddrages, hvilket er med til at kvalificere de individuelle bedømmelser. Det udgør samtidig en effektiv måde at minimere misforståelser eller faglige bias. Drøftelserne er desuden med til at sikre en balanceret kalibrering på tværs af ansøgerfeltet, hvilket er forudsætningen for en konsekvent og velfunderet ranking af alle ansøgninger – og dermed de rigtige beslutninger om, hvilke projekter der skal investeres i.
Innovationsfonden arbejder – kontinuerligt og på tværs af programmer – på at mimimere de bias, der uhensigtsmæssigt kan farve bedømmelserne, og gør meget ud af at træne medarbejdere og udvalgsmedlemmer i tage højde for bias i deres beslutningsprocesser.
Derudover er erfaringen, at netop udvalgsmødeformatet er et godt værn mod bias, fordi det at blive vurderet af flere bedømmere, som har forskellige erfaringer og kompetencer, og som kan kvalificere hinandens pointer, nuancerer bedømmelsen. Her trækker Innovationsfonden på betydelige erfaringer fra sine eksisterende vurderingsudvalg, for eksempel på programmerne Erhvervsforsker, Innoexplorer og Innobooster.
Der er fokus på at sammensætte udvalgene, så de afspejler en demografisk såvel som faglig diversitet inden for de respektive ansøgningstemaer, hvilket er et godt udgangspunkt for også at sikre diversitet i ansøgerfeltet.
Forud for nedsættelsen af udvalgene vil der pågå et analysearbejde med at identificere de domæner, som er essentielle at dække inden for et tema. Et væsentligt fokus er, at et udvalg til sammen har de fornødne kompetencer til at vurdere ansøgninger til programmet inden for sit tema.
Da cirka 50 procent af hvert udvalg udgøres af anerkendte forskere, besidder udvalget kompetencen til at lave en forskningsfaglig vurdering. Dette er et lovmæssigt krav for at kunne lave en fyldestgørende bedømmelse af en ansøgning til Grand Solutions-programmet.
I fase 2 suppleres udvalgets vurderinger desuden af eksterne anerkendte forskere, der udvælges med udgangspunkt i den konkrete ansøgnings emne og med henblik på at supplere udvalgets vurderinger med specifik dybdeviden inden for et felt. Disse supplerende vurderinger fortages af anerkendte forskere, der opfylder URIS-retningslinierne, og som er rekrutteret uden for Danmarks grænser. Vurderingerne sendes i partshøring hos ansøger.
De resterende cirka 50 procent af udvalget vil være impactspecialister, som blandt andet skal sikre, at der investeres i projekter med potentiale til at styrke Danmarks strategiske styrkepositioner og skabe samfundsmæssigt impact. Disse impactspecialister afbalancerer således de forskningsfaglige vurderinger.
Innovationsfonden bestyrelse vil i dialog med fondens sekretariat og udvalgenes forpersonskab kontinuerligt overveje, om udvalgene er opdaterede med de fornødne kompetencer og erfaringer. Der vil således undervejs i udvalgenes funktionsperiode kunne ske nye beskikkelser.
Profilerne i udvalgene vil udgøre en balance mellem fokus på impact og fokus på forskningsfaglig viden. De består af to typer medlemmer: Impactspecialister, der har forstand på kommercialisering af forskning, og som kan vurdere det strategiske samfundspotentiale for Danmark, samt internationale anerkendte forskere, som skal bidrage med den nyeste forskningsfaglige viden inden for deres domæne. Sidstnævnte gruppe skal være tilknyttet en udenlandsk forskningsinstitution, hvilket både skal garantere et internationalt udsyn og sikre, at alle ansøgninger vurderes af et habilt udvalg.
De nye udvalgsmedlemmer vil blive præsenteret med navne, hovedbeskæftigelse med mere på Innovationsfondens hjemmeside – på samme måde som medlemmerne af fondens øvrige udvalg er præsenteret online. Formålet er at sikre så meget transparens i bedømmelsesprocessen som muligt.
For at tiltrække de mest relevante og kvalificerede internationale forskere vil Innovationsfonden tilrettelægge en opsøgende indsats. Som noget af det første vil der blive arbejdet på at identificere personer med den rigtige profil til at lede udvalgenes arbejde (forpersoner). Sidstnævnte gruppe skal have viden om danske forhold og kommercialisering af forskning og innovation – og altså være impactspecialister. Rekrutteringsprocessen er under planlægning og vil være en blanding af opslag og målrettet søgning.
Efter sommeren vil Innovationsfondens bestyrelses underudvalg SRC (Strategic Research Committee) med støtte fra fondens sekretariat udarbejde en indstilling til bestyrelsen, der endeligt vil beskikke de nye medlemmer i løbet af september måned.
